Phần mềm quản lý xưởng sản xuất

VTOOLS xây dựng phần mềm quản lý xưởng sản xuất cho các xưởng in, xưởng gia công và doanh nghiệp sản xuất theo đơn. Hệ thống nối liền toàn bộ luồng công việc của xưởng — từ báo giá, đơn hàng, lệnh sản xuất, định mức vật tư, kho, xuất kho đến hóa đơn, công nợ và báo cáo — trên một hệ thống duy nhất, truy cập bằng trình duyệt web.

Luồng công việc của xưởng trên một hệ thống

Thay vì mỗi bộ phận giữ một file riêng, phần mềm quản lý xưởng của VTOOLS tổ chức công việc thành một chuỗi chứng từ liên kết với nhau:

1. Báo giá cho khách theo sản phẩm, số lượng, kích thước và đơn giá.

2. Lệnh sản xuất tạo từ báo giá đã chấp nhận và phân công cho kỹ thuật viên.

3. Sản xuất và cập nhật tiến độ theo từng dòng hàng.

4. Xuất kho / giao hàng bằng phiếu xuất kho in theo mẫu của xưởng.

5. Hóa đơn và theo dõi thanh toán, công nợ.

Vì các chứng từ được liên kết, người quản lý có thể mở một hóa đơn và truy ngược về lệnh sản xuất cũng như báo giá gốc.

Quản lý xưởng bằng Excel và sổ sách gặp khó ở đâu?

• Báo giá, đơn hàng và lệnh sản xuất nằm rải rác ở nhiều file nên khó tra cứu khi khách hỏi lại.

• Không biết mỗi lệnh đang ở bước nào, ai đang phụ trách và còn bao nhiêu phần chưa xong.

• Định mức vật tư ghi riêng nên không đối chiếu được với kho, hao hụt không kiểm soát.

• Không tính được giá vốn và lợi nhuận thực của từng đơn.

• Công nợ, dòng tiền và tồn kho phải tổng hợp thủ công nên chậm và dễ sai.

• Khi lượng đơn tăng, chủ xưởng khó nắm tình hình nếu không có mặt trực tiếp.

Phần mềm quản lý xưởng của VTOOLS gồm những gì?

1. Báo giá và đơn hàng

• Tạo báo giá theo sản phẩm, số lượng, đơn vị tính, kích thước (dài × rộng), đơn giá và thuế.

• Gửi báo giá cho khách qua liên kết chia sẻ để khách xem trực tiếp; in báo giá ra PDF.

• Theo dõi trạng thái báo giá: nháp, đã chấp nhận, bị từ chối hoặc đã huỷ.

• Ghi nhận tiền đặt cọc của khách trước khi xuất hóa đơn.

• Yêu cầu sửa báo giá kèm luồng duyệt, hạn chế việc sửa chứng từ đã gửi khách mà không có phê duyệt.

2. Lệnh sản xuất và phân công

• Tạo lệnh sản xuất từ báo giá đã chấp nhận hoặc tạo trực tiếp không cần báo giá.

• Phân công một lệnh cho một hoặc nhiều kỹ thuật viên; hệ thống lưu lịch sử phân công.

• Kỹ thuật viên nhận việc, bắt đầu, báo hoàn thành hoặc hoàn thành từng phần kèm khối lượng; huỷ lệnh phải nêu lý do.

• Ghi chú và đính kèm ảnh cho từng lệnh (ảnh được lưu và tự dọn theo thời hạn cấu hình).

• Ghi nhận sản lượng theo từng kỹ thuật viên: chia đều tự động hoặc để kỹ thuật viên nhập thủ công.

• Theo dõi lượt in, kích thước và số lượng đã hoàn thành của từng dòng hàng.

3. Định mức nguyên vật liệu (BOM) và kho

• Khai báo định mức vật tư cho từng thành phẩm: vật tư, định lượng và đơn vị tính.

• Khi hoàn thành lệnh sản xuất, hệ thống tự trừ vật tư theo định mức và cộng thành phẩm vào kho.

• Kiểm tra đủ/thiếu vật tư theo định mức trước khi hoàn thành lệnh và cảnh báo cụ thể vật tư nào còn thiếu.

• Tính giá vốn thành phẩm từ chi phí vật tư tiêu hao theo bình quân di động, hoặc theo giá vật tư định mức.

• Phân loại vật tư và thành phẩm; khai báo đơn vị tính kèm quy đổi riêng cho từng sản phẩm.

• Quản lý nhập – xuất – tồn và kiểm kê kho; tải mẫu kiểm kê và nhập danh sách từ file Excel.

4. Nhập hàng và nhà cung cấp

• Lập phiếu nhập kho và in phiếu nhập theo mẫu của xưởng.

• Quản lý nhà cung cấp kèm lịch sử nhập hàng.

• Lập phiếu chi cho nhà cung cấp và theo dõi công nợ nhà cung cấp.

5. Xuất kho, bán hàng và hóa đơn

• Xuất kho cho khách và in phiếu xuất kho theo mẫu tuỳ chỉnh.

• Tạo hóa đơn trực tiếp hoặc từ lệnh sản xuất; theo dõi trạng thái xuất hàng: chưa xuất, xuất một phần, xuất đủ.

• Hỗ trợ thanh toán tiền mặt, chuyển khoản hoặc ghi nợ; theo dõi trạng thái hóa đơn đã tạo, đã thanh toán hoặc đã huỷ.

• Áp dụng chiết khấu và thuế trên hóa đơn.

• Yêu cầu sửa hóa đơn kèm luồng duyệt tương tự báo giá.

6. Công nợ và dòng tiền

• Theo dõi công nợ khách hàng, lập biên nhận thu tiền và in phiếu thu.

• Nhập số dư công nợ đầu kỳ từ file Excel khi bắt đầu dùng phần mềm.

• Sổ quỹ theo kỳ kèm số dư luỹ kế; quản lý nhiều tài khoản ngân hàng và chuyển khoản nội bộ.

• Quản lý chi phí hoạt động theo nhóm chi phí.

7. Báo cáo và thống kê

• Doanh thu và doanh thu theo người bán.

• Công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp.

• Lợi nhuận.

• Sản lượng theo kỹ thuật viên và theo kỳ (xuất ra Excel).

• Sổ quỹ và báo cáo tồn kho.

• Màn hình tổng quan: số lệnh sản xuất tạo mới, đang sản xuất, hoàn thành, danh sách lệnh bị trễ, doanh thu trong ngày và các yêu cầu sửa chờ duyệt.

8. Người dùng, phân quyền và an toàn dữ liệu

• Tạo tài khoản người dùng và vai trò; phân quyền theo từng phân hệ với hai mức xem và quản lý.

• Thông báo đẩy tức thời khi một lệnh sản xuất được giao cho kỹ thuật viên và khi trạng thái lệnh sản xuất, báo giá hoặc hóa đơn thay đổi.

• Nhật ký hoạt động ghi lại ai đã làm gì và khi nào.

• Sao lưu và phục hồi cơ sở dữ liệu ngay trong phần mềm.

Phù hợp với loại hình nào?

• Xưởng in, xưởng in – quảng cáo sản xuất theo đơn đặt hàng.

• Xưởng gia công, sản xuất theo yêu cầu của khách (báo giá → sản xuất → giao hàng).

• Doanh nghiệp vừa bán hàng vừa sản xuất, cần kiểm soát cả kho vật tư lẫn thành phẩm.

• Đơn vị muốn theo dõi sản lượng, lợi nhuận, công nợ và dòng tiền trên một hệ thống.

Nếu xưởng của bạn đang bắt đầu số hoá, bài viết chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ giúp hình dung lộ trình trước khi chọn phần mềm.

Quy trình triển khai

Bạn chỉ cần đăng ký tài khoản, chọn gói sử dụng và thanh toán. Hệ thống sẽ tự động kích hoạt.

Câu hỏi thường gặp

Khi hoàn thành lệnh sản xuất, hệ thống có tự trừ vật tư và cộng thành phẩm vào kho không?

Có. Nếu thành phẩm đã khai báo định mức nguyên vật liệu, hệ thống trừ vật tư theo định mức và cộng thành phẩm vào kho, đồng thời tính giá vốn từ chi phí vật tư tiêu hao.

Một lệnh sản xuất có giao cho nhiều kỹ thuật viên được không?

Được. Một lệnh có thể phân công cho nhiều kỹ thuật viên; sản lượng được ghi nhận theo từng người và hệ thống theo dõi ai đã báo hoàn thành.

Hệ thống có tính được giá vốn và lợi nhuận không?

Có. Phần mềm tính giá vốn thành phẩm từ định mức vật tư và cung cấp báo cáo lợi nhuận theo kỳ.

Chi phí và thời gian triển khai?

Chi phí theo gói cước và tự động kích hoạt

Nhận tư vấn

Chia sẻ bài toán của xưởng với chuyên gia VTOOLS để được tư vấn giải pháp phù hợp.

• Hotline: 0985.196.683

• Email: [email protected]